Die Wirkungstreppe als "Game Changer" in OKRs
Die Wirkungstreppe ist ursprünglich ein Begriff aus der Kausallogik und beschreibt die verschiedenen Stufen einer Wirkungskette. Mittels einer Wirkungsanalyse als Methode wird die Auswirkung einer Aktivität abgeschätzt. Dabei wird der gesamte Komplex - Input, Aktivität, Ergebnis, Wirkung - betrachtet. Bei der Planung von Zielen im OKR Zyklus hilft das Framework Struktur zu schaffen - wir bezeichnen es sogar als maßgeblichen “Game Changer” für OKR Plannings.
Die Wirkungstreppe als effizientes OKR-Planungskonzept
Die Wirkungstreppe ist ein Konzept, das von uns in OKR Plannings angewandt wird, um die Diskussion über Output und Outcome zu moderieren. Im Fokus des Frameworks steht die Herausarbeitung des Outcomes und seiner Wirkung als Folge von Ergebnissen. Die Anwendung der Wirkungstreppe erleichtert die OKR Planung signifikant.
Die Wirkungstreppe besteht aus mehreren Stufen oder Ebenen, welche die schrittweise Veränderung von Inputs (Ressourcen) und Aktivitäten zu Outputs (konkrete Ergebnisse) und schließlich zu Outcomes (Wirkungen oder langfristige Veränderungen) darstellen. Jede Stufe der Treppe zeigt eine zunehmende Komplexität und Abstraktion der Wirkung. Die Idee hinter der Wirkungstreppe ist es, die Kausalitätskette zwischen den verschiedenen Ebenen zu verdeutlichen und eine klare Verbindung zwischen den eingesetzten Ressourcen, den erzielten Ergebnissen und den Auswirkungen für die Zielgruppen herzustellen. Dadurch wird es möglich, die Wirkung eines Projekts oder Programms systematisch zu planen, zu messen und zu verbessern.
Wirkungstreppe an einem Beispiel aus dem Gesundheitssektor
Das grundlegende Konzept der Wirkungskette ist eine Kausalkette, bestehend aus zumindest drei oder mehr analytischen Ebenen:
Inputs: Die ersten Stufen der Wirkungstreppe beschreiben die nötigen Ressourcen, wie beispielhaft Finanzen, Grundstoffe, Know-hows, Technologien, Fachpersonal und Zeitfenster. Diese Ressourcen sind erforderlich, um die geplanten Wirtschaftsaktivitäten erfolgreich zu realisieren.
Aktivitäten/Maßnahmen: Die zweite Basisebene beschreibt die ins Auge gefassten Interventionen, welche mithilfe der verfügbaren Inputs umgesetzt werden. Es handelt sich um konkrete Geschäftshandlungen, die in einem definierten Zeitraum zu verwirklichen sind.
zugehörige Ergebnisse (Output): Als Ergebnis der vorgegebenen Business-Aktionen entstehen "Outputs". Diese erweisen sich als Produkte oder Dienstleistungen für die Endkunden.
Outcomes/Wirkungen: Die Outcomes sind direkte Nutzeffekte, welche aus den realisierten Outputs hervorgehen. Sie beschreiben, wie die Zielgruppen von den Outputs profitieren und welche positiven Veränderungen bei ihnen stattgefunden haben.
Impacts: Die oberste Ebene der Wirkungstreppe umfasst deskriptiv den langfristigen, übergeordneten Impact, der durch die erzielten Outcomes erreicht wurde. Es handelt sich in der Regel um übergreifende gesellschaftliche Auswirkungen. Der Impact ist oft erst zeitverzögert messbar.
Wie kann die Wirkungstreppe in OKR Plannings eingebunden werden?
Durch die Integration der Wirkungstreppe in OKR-Plannings wird eine eindeutige und nachvollziehbare Verbindung zwischen den vier unterschiedlichen Stufen gewährleistet. Hierdurch können die Teilnehmenden verstehen, wo der Unterschied zwischen einem Ergebnis und einem Mehrwert (Outcome) liegt. Es wird verhindert, dass Teams sich auf das bloße Formulieren von Ergebnissen beschränken, ohne zu hinterfragen, welcher Mehrwert für eine definierte Zielgruppe erreicht werden soll. Im OKR Planning wird je OKR-Set der Mehrwert für anvisierte Zielgruppen klar ausformuliert. Die Wirkungstreppe ist überdies hilfreich bei folgenden Konstellationen:
Die Teams bevorzugen immerfort, die Erreichung eines umfassenden Meilensteins als Objective zu formulieren.
Es gibt grundsätzlich Probleme, den realen Kundennutzen/Mehrwert (Outcome) in den OKRs zu bestimmen.
Die genaue Differenzierung zwischen Output und Outcome ist für die Teams schwer greifbar.
Wie ist beim Planen anhand des Modells "Wirkungstreppe" vorzugehen?
Die Wirkungstreppe bildet die Basis für eine grundlegende Wirkungsanalyse innerhalb eines OKR-Sets. Bei der Erstellung einer Wirkungstreppe gehen OKR-Experten im Planning prinzipiell von oben nach unten (top-down) vor. Für jedes OKR-Set wird eine spezifische Wirkungstreppe erarbeitet. Eine typische Mustervorlage für die einzelnen Stufen der wirtschaftlichen Kausalanalyse, inklusive der Leitfragen für die Moderation im OKR Planning, ist im Folgenden dargestellt.
Die "Wirkungstreppe" ist ein aussagekräftiges Modell, welches die geplanten Aktivitäten und ihre erwarteten Wirkungen in einer übersichtlichen Struktur darstellt.
Der Ansatz hilft, die Zusammenhänge und Priorisierungen zwischen unterschiedlichen Ebenen einer zielorientierten Maßnahme zu verstehen und zu beschreiben. So wird für das Team klar, wie die festgelegten Aktionen zu Veränderungen bzw. konkreter zum Entstehen von Mehrwerten führen.
Es gibt wesentliche Schritte, welche beim Planning anhand der Wirkungstreppe umzusetzen sind: Bestimmen Sie im ersten Arbeitsschritt zunächst das übergeordnete Ziel (Objective) mit dem Team. Das Objective sollte relevant, deutlich, praktikabel und zyklusgebunden sein. Es ist zu empfehlen, mit einem Brainstorming über Handlungsfelder für den neuen OKR-Zyklus zu starten und je Handlungsfeld eine "Wirkungstreppe" zu erstellen. Zur Formulierung des Objectives können die folgenden Leitfragen weiterhelfen:
"Was möchten Sie innerhalb des Handlungsfeldes bei Ihrer Zielgruppe bewirken?"
"Welchen Mehrwert möchten Sie innerhalb des Handlungsfeldes bei Ihrer Zielgruppe erreichen?"
Falls bei der Beantwortung dieser Leitfragen bereits Meilensteine, Ergebnisse oder Durchführungen von Aktivitäten seitens der Teilnehmer:innen des Plannings entwickelt wurden, sortieren wir diese direkt auf die entsprechende Stufe der Wirkungstreppe ein. Der Ansatz der Wirkungstreppe im OKR Planning wird genutzt, um den wirklichen Mehrwert eines Objectives herauszuarbeiten.
Im Folgeschritt werden die messbaren Erfolgsfaktoren (Key Results) für die jeweilige Ebene der Wirkungskette definiert. Die Key Results sind die messbaren Indikatoren für das Einsetzen der Wirkung oder des Mehrwertes (Outcome). Diese Erfolgsindikatoren sollten präzise und realistisch formuliert werden.
Es kann sinnvoll sein, in einem OKR Planning die gesamte Wirkungstreppe auszuarbeiten. Achtung: Das Herausarbeiten der Aktivitäten ist idealerweise nicht Bestandteil der OKR Plannings. Wieso empfehlen wir aber, die Wirkungskette inkl. der ersten Formulierung von Aktivitäten zu nutzen? Den planenden Teams gibt es eine gewisse Sicherheit, bereits erste Ideen niederzuschreiben. Auch ist es oft einfacher, den Mehrwert herauszuarbeiten, wenn wir in plausiblen Denkmustern - startend von Input - Aktivität - Ergebnis - arbeiten und anschließend den angestrebten Mehrwert durch den "5 Why" Ansatz hinterfragen. In Folgeschritten blicken wir dann noch einmal zurück auf alle Ergebnisse - Aktivitäten - Inputs und prüfen diese nochmals kritisch auf ihre Notwendigkeit, genau diesen gewünschten Mehrwert zu generieren. Wir durchlaufen die Wirkungstreppe also zweimal. Einmal von oben nach unten, einmal von unten nach oben.
Warum wir keine Aufgaben im OKR Planning festlegen
Ist ein OKR-Set geplant und der OKR-Zyklus gestartet, so kommt das Team wöchentlich im OKR Check-In zusammen, um über konkrete Aktivitäten zu beraten, welche noch zu erledigen sind. Beachte: Es geht hierbei stets darum, das Objective und die Key Results zu erfüllen. Der Vorteil der OKR Methode ist ein besserer Durchblick, da noch kein felsenfester Plan zu Beginn eines Zyklus feststeht, was von wem und wann zu erledigen ist. Im Gegenteil - das Team ist völlig frei, den gesamten OKR Zyklus zu nutzen, um den Weg konkreter zu fassen. Die Marschroute hin zur Schaffung einer Wirkung bzw. des Mehrwerts für eine definierte Zielgruppe zieht sich durch den gesamten OKR Zyklus.
Das Fazit
Das Skizzieren der Wirkungstreppe ist beim strategischen OKR Planning zweckdienlich, um hinderliche Denk- und Handlungsmuster im betrieblichen Management aufzubrechen. So kann das effiziente Wirtschaftsmodell "Wirkungstreppe" als gravierender Game Changer innerhalb der vorausplanenden OKR-Sets fungieren. Die entscheidenden Kernfragen bei dieser speziellen, zukunftsweisenden OKR Methode sind zusammengefasst:
Was soll bei der definierten Zielgruppe (innerhalb eines bestimmten Zyklus/Quartals) als Mehrwert ("Outcome") herbeigeführt werden ("Objective")?
Welche messbaren Erfolgstreiber sind vorausschauend zu bestimmen, um das Objective im weiteren Verlauf wirksam voranzutreiben ("Key Results")?